Cum să eviți ca mailurile tale să ajungă în spam?

Ai trimis un e-mail important către un client sau un furnizor, dar nu primești niciun răspuns? E posibil ca mailul tău să fi ajuns în folderul Spam al destinatarului. E-mailul tău esențial este pierdut printre sutele de mesaje nedorite.

Cu toții am fost în situația asta și știm cât de frustrant poate fi. Dar, cu câteva pași simpli, poți evita ca e-mailurile tale să ajungă în spam și să te asiguri că mesajele tale ajung în inbox-ul destinatarului.

Cuprins

• De ce ajung e-mailurile în spam?
• Cum faci să nu-ți mai ajungă mailurile în spam?
  • 1. Identificarea surselor
  • 2. Autorizarea surselor
  • 3. Alte bune practici
• Concluzie

Pentru a putea să rezolvăm o problemă, trebuie mai întâi să definim corect problema, iar în cazul de față înseamnă să înțelegem de ce anumite e-mailuri sunt marcate ca spam.

De ce ajung e-mailurile în spam?

Majoritatea serviciilor de e-mail folosesc filtre automate pentru a separa e-mailurile legitime de cele spam. Aceste filtre analizează diverse aspecte ale unui e-mail, cum ar fi conținutul, subiectul, expeditorul și altele.

Din cauza creșterii spamului, filtrele serverelor de mail au devenit foarte stricte și fiecare proprietar de domeniu ar trebui să-și gestioneze reputația domeniului pentru a se asigura că emailurile trimise de pe domeniul respectiv ajung în inbox la destinatar.

Serverele de mail pot clasifica e-mailurile ca spam din cauza mai multor elemente:

• lipsa autorizărilor și validărilor (SPF, DKIM, DMARC)
• trimiterea în masă
• pe baza de conținut sau preferințele destinatarilor, dacă mailurile nu sunt citite în mod repetat, sunt șterse fără a fi citite sau sunt marcate ca spam; serverele de email învață aceste preferințe și încep să le filtreze ca spam

Atât Gmail, cât și Yahoo au anunțat încă din luna octombrie 2023 că începând cu luna februarie 2024 vor crește și mai mult strictețea filtrelor, lucru care va afecta toate trimiterile de emailuri către adrese ce aparțin de Gmail și Yahoo.

• anunțul Gmail
• anunțul Yahoo

Lucrurile care erau considerate până acum doar bune practici, vor deveni de acum obligatorii pentru a ne asigura că mailurile pe care le trimitem nu ajung în spam. Acestea sunt:

1. Autentificarea e-mailurilor folosind DKIM, SPF și DMARC.
2. Reducerea spamului și menținerea unei rate de reclamații de spam sub 0,3%.
3. Permite oamenilor să se dezaboneze făcând clic pe un singur link și să onorezi dezabonările în termen de două zile.
4. Conformitate RFC 5322, înregistrări PTR, rDNS
5. Asigurați-vă că adresele IP ale serverului dvs. de trimitere au înregistrări reverse DNS valide.
6. Utilizați o conexiune TLS pentru transmiterea e-mailului.

Cum faci să nu-ți mai ajungă mailurile în spam?

Cel mai important lucru de făcut este să te asiguri că toate e-mailurile trimise în numele domeniului tău sunt trimise cu autentificare de către surse valide autorizate să trimită e-mail în numele domeniului.

Poți începe prin a stabili cine trimite mailuri în numele domeniului. Exemple de surse care trimit mailuri sunt:

• tu și colegii, prin clienții de mail de pe calculatoare sau telefoane (Outlook, Apple Mail etc)
• site-ul tău de prezentare
• aplicația de gestiune a clienților (CRM)
• serviciul de trimis newslettere
• etc…

1. Identificarea surselor

Mailurile trimise prin clienții de mail sunt trimise cu autentificare prin definiție, atunci când configurezi clientul de mail ai introdus datele corecte, cum ar fi adresa de email, parola, incoming/outgoing server, porturi etc. Aceste emailuri sunt trimise prin serverul de mail care îți oferă găzduire.

Emailuri trimise de pe site-uri WordPress

Unele site-uri trimit mailuri atunci când lasă cineva un comentariu pe blog.

Altele, cum ar fi magazinele online, trimit și mailuri tranzacționale: notificări cu privire la comenzi, notificări cu privire la livrare, facturi etc. Aceste mailuri sunt foarte importante și ar trebui să ajungă în inbox la destinatar.

WordPress trimite în mod standard mailurile printr-o funcție PHP. De cele mai multe ori poate funcționa fără probleme, în special când găzduirea email-ului e pe același server cu găzduirea site-ului. Dar metoda nu este ideală pentru că trimiterea se face fără autentificare, deci șansele să ajungă în spam sunt destul de mari.

Recomandarea de bune practici este folosirea unui plugin WordPress pentru a trimite mailurile prin autentificare SMTP.

Noi folosim plugin-ul WordPress FluentSMTP pentru a forța WordPress să nu trimită mailuri prin metoda standard (wp_mail), ci prin autentificare SMTP. Aceasta este o metodă mai profesionistă ce asigură o rată de livrare mai bună.

Pluginul se poate configura să trimită prin serverul de mail aferent domeniului sau prin servicii specializate cum ar fi Sendgrid, Brevo, Amazon SES, SMTP.com, Mailgun, Postmark etc.

Aplicația de gestiune a clienților (CRM)

Dacă folosești o astfel de platformă, probabil că trimite clienților mailuri.

De exemplu platforma pe care o folosim noi trimite emailuri cu facturi, notificări de plată, răspunsuri la tichete de suport. Deci mailurile trimise prin această aplicație sunt extrem de importante și nu ar trebui lăsate să fie trimise prin metoda standard PHP, fără autentificare.

Majoritatea platformelor au integrate opțiuni de a seta un server SMTP prin care să trimită emailurile, la fel cum se setează și în WordPress prin intermediul modulului prezentat mai sus.

Noi, de exemplu, trimitem aceste mailuri printr-un serviciu specializat – Postmark.

Printre serviciile testate de noi au fost: Mandrill de la Mailchimp, Amazon SES, Google, serverul propriu, Sendgrid, Mailgun, Sendinblue, Postmark. Postmark e cel mai scump (1,25$ pe 1000 de mailuri). Până acum e cel mai de calitate, cu cea mai mare rată de livrare în inbox.

Serviciul de trimis newsletter

Dacă folosești un serviciu pentru newslettere, de exemplu Mailchimp, atunci serverele lor vor trimite emailuri în numele tău (al domeniului tău) și vor trebui autorizate să facă asta.

Autorizarea surselor care trimit mailuri se face prin implementarea unor intrări DNS necesare pentru validare.

2. Autorizarea surselor

După ce am stabilit care sunt sursele valide prin care trimitem mailuri, al doilea pas este să autorizăm aceste surse pentru ca filtrele antispam ale serverelor de mail ale destinatarilor să știe că mailurile trimise în numele nostru sunt chiar trimise de noi.

Ce putem face aici este să implementăm intrările DNS necesare pentru ca sursa mailurilor să fie autorizată (SPF, DKIM, DMARC).

SPF

SPF permite serverului de e-mail destinatar să verifice în timpul livrării e-mailului dacă un e-mail care pretinde că provine de la un anumit domeniu este trimis de un server autorizat de administratorii domeniului respectiv.

Wikipedia

Intrarea DNS pentru Sender Policy Framework (SPF) este o listă cu serverele (sau IP-urile) care sunt autorizate să trimită mailuri în numele domeniului nostru.

Dacă ai găzduire web cu cPanel de la Simplenet, această intrare de tip TXT arată în felul următor:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com -all

Asta înseamnă în mod default există o singură sursă autorizată să trimită mailuri în numele domeniului tău: serverele Simplenet (relay.whmpanels.com).

Dacă vrei să adaugi și alte surse, de exemplu Postmark și Mailchimp, intrările DNS se pot edita din cPanel de la secțiunea Zone Editor.

De exemplu, poți adăuga încă 2 surse autorizate să trimită mailuri în numele domeniului tău:

v=spf1 include:relay.whmpanels.com include:spf.mtasv.net include:servers.mcsv.net -all

Acum sunt 3 surse autorizate:

• serverele Simplenet (relay.whmpanels.com)
• serverele Postmark (spf.mtasv.net)
• serverele Mailchimp (servers.mcsv.net)

Aceste intrări îți sunt puse la dispoziție de către fiecare furnizor în parte, tu trebuie doar să le adaugi.

DKIM

DKIM permite destinatarului să verifice dacă un e-mail despre care se pretinde că provine dintr-un anumit domeniu a fost într-adevăr autorizat de proprietarul acelui domeniu. Face acest lucru prin aplicarea unei semnături digitale, asociată unui nume de domeniu, pe fiecare mesaj de e-mail trimis.

Wikipedia

DKIM e o semnătură digitală pentru serverul de mail expeditor. Aceasta este de obicei o intrare DNS de tip TXT cu numele default._domainkey și o valoare de genul:

v=DKIM1; k=rsa;p=MIGfMA0GCSqasdkjagdiuagfA4GNADCBiQKBgQCjpd9u4vATaUFwhHVCVuNKNDDKAunbKWSnSTwVNiYjakjahkkUkeMpVqvR7Z2jzNBW1aOf1vxuW+FL4N2+PZNA6Vzk5I3sfsdfsdfmnANSashfayWoOurWm0nvYJg755sQibyYrRB6v3wuvxUNmsdfsdkfsdjASFnafAmSvmtSZwIDAQAB

Pentru autorizarea serverului Simplenet este deja generată o astfel de intrare de către cPanel. Aceasta nu trebuie modificată.

Pentru autorizarea altor surse, trebuie adăugate intrări TXT separate. Serviciile specializate pe trimiterea de emailuri, cum ar fi Postmark sau Mailchimp din exemplul nostru, îți oferă aceste intrări TXT care trebuie adăugate.

Alte servicii folosesc alte metode, de exemplu Amazon SES îți va cere să adaugi 3 intrări de tip CNAME pentru validarea DKIM. Fiecare serviciu are documentație și instrucțiuni pentru implementare, dacă le urmezi cu atenție poți reuși destul de ușor să validezi aceste surse.

DMARC

DMARC este un protocol de autentificare, politici și raportare prin e-mail. Se bazează pe protocoalele SPF și DKIM, adăugând legături la numele de domeniu al autorului („De la:”), politici publicate pentru gestionarea eșecurilor de autentificare ale destinatarilor și raportarea de la receptori către expeditori, pentru a îmbunătăți și monitoriza protecția domeniului împotriva e-mail-ului fraudulos.

dmarc.org

Această unealtă nu este implementată în mod standard pe serverele noastre (la niciun furnizor nu este, de altfel), ea trebuie adăugată de fiecare proprietar de site pentru domeniul / domeniile acestuia.

Este responsabilitatea fiecărui proprietar de domeniu să implementeze, doar acesta știe (sau ar trebui să știe) ce emailuri trimite, prin ce surse și să-și gestioneze sursele, autorizările și politicile de validare sau respingere a surselor.

Dacă folosești găzduirea DNS de la Cloudflare, poți implementa prin ei DMARC dintr-un singur click, o găsești la secțiunea Email > DMARC Management. Aceasta îți va adăuga intrarea DNS necesară pentru DMARC.

O altă unealtă, pe care o folosim și noi, o poți găsi aici – https://dmarc.postmarkapp.com

Acest serviciu oferit de Postmark îți generează o intrare DNS de tip TXT pe care trebuie să o adaugi în cadrul zonelor DNS. Aceasta arată cam așa:

v=DMARC1; p=none; pct=100; rua=mailto:name@domain.com; sp=none; aspf=r;

Valorile din DMARC pot fi modificate:

• p=none poate fi setată ca p=quarantine sau p=reject
• pct=100 însemană că 100% din mailuri vor fi filtrate, se poate seta și la o valoare mai mică
• rua=mailto:name@domain.com se va modifica cu adresa ta de mail, cea la care vrei să primești rapoartele

Vei primi rapoarte în fiecare luni cu emailurile trimise în cursul săptămânii trecute în numele domeniului tău și sursele care trimit mailuri în numele domeniului tău.

Rapoartele primite de la serviciul de mai sus te ajută să identifici sursele (cine trimite mailuri în numele domeniului tău) și să blochezi sursele ce nu sunt valide.

DMARC extinde cele 2 mecanisme (SPF și DKIM) pentru a-ți permite să gestionezi reputația domeniului tău.

De exemplu, după ce am implementat DMARC pentru simplenet.ro, am văzut în rapoarte că se trimiteau câteva sute de mailuri în numele simplenet.ro de la IP-uri din Rusia, China sau Vietnam, fără nicio legătură cu mailurile trimise efectiv de noi.

Am modificat intrarea DNS pentru DMARC din p=none în p=reject, astfel încât să nu fie permise decât mailurile aliniate cu SPF și DKIM.

3. Alte bune practici

Protocoalele de autentificare descrise mai sus (SPF, DKIM și DMARC) ajută la confirmarea autenticității e-mailurilor trimise de către domeniul tău și reduc masiv riscul de a fi marcat ca spam.

Însă chiar și cu toate aceste implementări făcute corect, tot este posibil ca emailurile să ajungă în spam.

Dacă e-mailul tău conține anumite caracteristici asociate cu spamul sau este trimis de la un domeniu cunoscut pentru trimiterea de e-mailuri nedorite, există șanse mari să fie marcat automat ca spam.

Asigură-te că urmezi aceste bune practici:

1. Nu trimite mailuri nesolicitate
2. Evită forwarder-urile
3. Folosește un subiect relevant și non-spammy: Evită subiectele exagerate sau alarmiste care sunt asociate adesea cu e-mailurile de spam. Asigură-te că subiectul reflectă conținutul real al e-mailului și nu este conceput doar pentru a atrage atenția.
4. Optimizează conținutul e-mailului: Evită folosirea excesivă a cuvintelor cheie sau a linkurilor în e-mailurile tale. Limitează utilizarea de imagini și asigură-te că textul este bine structurat și relevant.
5. Solicită abonarea și confirmarea: Dacă trimiți e-mailuri de marketing, asigură-te că destinatarii au optat în mod voluntar să primească mesajele tale. Trimite-le un e-mail de confirmare pentru a confirma abonarea lor.
6. Actualizează periodic lista de abonați: În mod regulat, elimină adresele de e-mail inactive sau nevalide din lista ta de abonați. Astfel, vei menține o listă curată de destinatari.

Concluzie

Trimisul e-mailurilor care să nu ajungă în spam poate fi o provocare și din păcate este încă o responsabilitate pentru proprietarii de site-uri / domenii.

Dar dacă activitatea de business presupune folosirea intensivă a email-ului, aceste operațiuni devin cruciale. Prin urmare, urmând acești pași și respectând bunele practici ale trimiterii de e-mailuri, poți îmbunătăți semnificativ șansele ca mesajele tale să fie livrate cu succes în inbox-ul destinatarilor.